Basic II: Access

Μια σχεσιακή βάση δεδομένων, όπως η Access συνήθως έχει πολλούς σχετιζόμενους πίνακες. Σε μια σωστά σχεδιασμένη βάση δεδομένων, κάθε πίνακας αποθηκεύει δεδομένα σχετικά με ένα συγκεκριμένο θέμα, όπως υπαλλήλων ή προϊόντων. Ένας πίνακας έχει εγγραφές (γραμμές) και πεδία (στήλες). Τα πεδία έχουν διαφορετικούς τύπους δεδομένων, όπως κείμενο, αριθμούς, ημερομηνίες και υπερ-συνδέσεις.

Ο τύπος των δεδομένων ορίζει το είδος των δεδομένων που μπορεί να καταχωρήσει ο χρήστης σε ένα πεδίο. Με σωστή χρήση των τύπων δεδομένων μπορείτε να περιορίσετε τις λανθασμένες καταχωρήσεις στη βάση δεδομένων και να διασφαλίσετε την ακεραιότητα και τη σωστή λειτουργία της. Κάθε τύπος δεδομένων έχει ένα σύνολο ιδιοτήτων που πρέπει να ρυθμιστούν για κάθε πεδίο.

Εικόνα 1. Πίνακας σε προβολή φύλλου δεδομένων

Εικόνα 2. Πίνακας σε προβολή σχεδίασης

Μερικοί συνηθισμένοι τύποι δεδομένων είναι οι παρακάτω:

• Σύντομο Κείμενο: ορίζονται τα πεδία που περιέχουν κείμενο ή αριθμούς που όμως δεν πρόκειται να χρησιμοποιηθούν σε αριθμητικές πράξεις και θα περιέχουν έως 255 χαρακτήρες. 
• Χρησιμοποιείται για πεδία που περιέχουν δεδομένα όπως Επίθετο, Όνομα, κ.λπ. 
  
  
• Μεγάλο Κείμενο (υπόμνημα): πεδία που θα περιέχουν κείμενο ή αριθμούς έως 1GB (εμφανίζονται έως 64000 χαρακτήρες). 
• Συνήθως χρησιμοποιείται για πεδία όπως Σχόλια, Περιγραφή, κ.ο.κ.
  
  
• Αριθμός: ορίζονται τα πεδία που περιέχουν αριθμητικές τιμές που πρόκειται να χρησιμοποιηθούν σε αριθμητικές πράξεις.
• Π.χ. ένα πεδίο που περιέχει αριθμούς τηλεφώνου, συνήθως θα είναι σύντομο κείμενο κι όχι αριθμός, αφού δεν πρόκειται να αθροίσουμε ή να πολλαπλασιάσουμε τηλέφωνα.
  
  
• Ημερομηνία/ώρα: ορίζονται πεδία με ημερολογιακές τιμές ή τιμές ώρας
  
  
• Ναι/Όχι (ή «Boolean»): πεδία που μπορούν να περιέχουν μόνο μια από τις δύο αυτές τιμές (δηλαδή Ναι ή Όχι).

Το κάθε πεδίο, ανάλογα με τον τύπο δεδομένων που έχει οριστεί να περιέχει, διαθέτει και συγκεκριμένες ιδιότητες όπως μέγεθος πεδίου, μορφή ή προεπιλεγμένη τιμή, κλπ.

Μερικές σημαντικές πληροφορίες:

• Τύπος δεδομένων Αριθμός και Σύντομο Κείμενο: διαθέτει την ιδιότητα Μέγεθος πεδίου
• Για τύπο δεδομένων Αριθμός: το μέγεθος πεδίου μπορεί (μεταξύ άλλων) να είναι Ακέραιος ή Μεγάλος ακέραιος, Πραγματικός απλής ακρίβειας ή Πραγματικός διπλής ακρίβειας.