Βιβλίο 1. Διαχείριση ρυθμίσεων και διεργασιών του Outlook


1.1.1. Αλλαγή εμφάνισης περιβάλλοντος αλληλογραφίας, ημερολογίου, επαφών και εργασιών

Το Outlook προσφέρει πολλές επιλογές για την προσαρμογή της προβολής ή της εμφάνισης του περιβάλλοντος εργασίας, ώστε να μπορείτε να αλλάξετε την οθόνη σύμφωνα με τις απαιτήσεις της εργασίας σας. Μπορείτε να αλλάξετε τα στοιχεία που εμφανίζονται ή παραμένουν κρυμμένα, το μέγεθος και τη διάταξη ορισμένων στοιχείων, ώστε η διεπαφή σας να είναι τακτοποιημένη και να επικεντρώνεται στις εργασίες που έχετε στη διάθεσή σας. Στις επόμενες σελίδες, θα μάθετε πώς να χρησιμοποιήσετε τις διάφορες επιλογές για την εμφάνιση της αλληλογραφίας, του ημερολογίου, των εργασιών και των επαφών σας.

Για να θυμηθείτε τα μέρη του παραθύρου, ανατρέξτε στη σελίδα Το παράθυρο της εφαρμογής Outlook.
Ρύθμιση του Outlook: Η διάταξη

Το πρώτο βήμα για να ακολουθήσετε αυτές τις βέλτιστες πρακτικές είναι να ρυθμίσετε ένα σύστημα για να βελτιστοποιήσετε τον τρόπο χρήσης του Outlook. Θεωρείται βέλτιστη πρακτική να έχετε: 

  • Το παράθυρο περιήγησης ανοιχτό στα αριστερά.  
  • Τα μηνύματά σας στην προβολή "Συνομιλίες", με τα μηνύματα που αποστέλλονται απευθείας σε εσάς να μορφοποιούνται αυτόματα με μπλε χρώμα.  
  • Το παράθυρο ανάγνωσης ανοιχτό στα δεξιά.  
    Η ανάγνωση μιας μεγαλύτερης στήλης στενού κειμένου είναι ευκολότερη από την ανάγνωση μιας μικρότερης, ευρύτερης ενότητας κειμένου. Αυτό συμβαίνει επειδή είναι ευκολότερο να μετακινήσετε τα μάτια σας προς τα κάτω παρά από αριστερά προς τα δεξιά σε μεγάλες αποστάσεις, γεγονός που μπορεί να σας αναγκάσει να μετακινήσετε το κεφάλι και το λαιμό σας και να οδηγήσει σε κόπωση. Είναι καλύτερα να έχετε ενεργοποιημένο το παράθυρο ανάγνωσης, ώστε να μην χρειάζεται να ανοίγετε κάθε μήνυμα για να διαβάσετε τα περιεχόμενά του.
  • Η γραμμή Εκκρεμών εργασιών να είναι ανοιχτή στην άκρη δεξιά. Εάν η ανάλυση της οθόνης σας είναι μικρότερη από 1024x768 pixel, η γραμμή εκκρεμών εργασιών μπορεί να ελαχιστοποιηθεί.  
  • Η κατάσταση λειτουργίας Cached Exchange να είναι ενεργοποιημένη.