Βιβλίο 1. Διαχείριση ρυθμίσεων και διεργασιών του Outlook


1.1.1a. Αλλαγή εμφάνισης περιβάλλοντος αλληλογραφίας

Η προεπιλεγμένη προβολή όταν ανοίγετε το Outlook είναι στο περιβάλλον "Αλληλογραφία" στον φάκελο Εισερχόμενα. Οι διάφορες περιοχές αυτού του χώρου εργασίας είναι γνωστές ως τμήματα παραθύρου, όπως:

  • Παράθυρο φακέλων (Folder Pane)
  • Παράθυρο περιεχομένων / αλληλογραφίας (Contents Pane / Mail Pane)
  • Παράθυρο ανάγνωσης (Reading Pane)
  • Γραμμή εκκρεμών εργασιών (To-Do Bar)

Παρόλο που αυτά τα τμήματα παραθύρου είναι χρήσιμα και ενημερωτικά, μερικές φορές είναι χρήσιμο να απλοποιήσετε τον χώρο εργασίας σας αποκρύπτοντας, εμφανίζοντας και ελαχιστοποιώντας τα τμήματα παραθύρου στην προβολή σας. Η διάταξη του χώρου εργασίας είναι ευέλικτη και μπορείτε να βελτιώσετε την αποδοτικότητά σας αλλάζοντάς την σύμφωνα με τις απαιτήσεις σας. Αυτή η δυνατότητα μπορεί να είναι βολική όταν εργάζεστε σε μικρότερη οθόνη, για παράδειγμα, και θέλετε να αποκρύψετε ορισμένα στοιχεία του περιβάλλοντος εργασίας χρήστη για να κάνετε τη διεπαφή πιο απλουστευμένη.

Ο παρακάτω πίνακας παραθέτει τις επιλογές για τον έλεγχο των διαφορετικών τμημάτων παραθύρου στο χώρο εργασίας.


Παράθυρο Επιλογές
Παράθυρο φακέλων (Folder Pane)
  • Κανονικό 
  • Ελαχιστοποιημένο
  • Απενεργοποιημένο

  • Αγαπημένα
Παράθυρο περιεχομένων / αλληλογραφίας
(Contents Pane / Mail Pane)
Προεπισκόπηση μηνύματος
  • 1 γραμμή
  • 2 γραμμές
  • 3 Γραμμές
Παράθυρο ανάγνωσης (Reading Pane)
  • Δεξιά
  • Κάτω
  • Απενεργοποίηση
Γραμμή εκκρεμών εργασιών (To-Do Bar)
  • Ημερολόγιο
  • Άτομα
  • Εργασίες
  • Απενεργοποίηση

Το Outlook προσφέρει διάφορες τρόπους για τον έλεγχο των παραθύρων. Ωστόσο, η καρτέλα Προβολή στο περιβάλλον Αλληλογραφία προσφέρει τις πιο ισχυρές επιλογές.

Οι ομάδες στην καρτέλα Προβολή έχουν επιλογές προσαρμογής χώρου εργασίας.



Σε ορισμένες επιλογές, απλώς γίνεται ενεργοποίηση ή απενεργοποίηση. Στις περισσότερες επιλογές, εμφανίζεται ένα μενού, όπως 

Το αναπτυγμένο μενού εμφανίζει τις εντολές που μπορείτε να επιλέξετε. Μπορεί επίσης να έχει μια εντολή Επιλογές... που παρέχει ακόμη περισσότερους τρόπους προσαρμογής της διεπαφής.
Αγαπημένα

Τα Αγαπημένα παρέχουν ορατότητα σε φακέλους που διαφορετικά θάβονται στη λίστα φακέλων αλληλογραφίας σας. 

Τα Αγαπημένα, ένα υποσύνολο των φακέλων αλληλογραφίας σας, εμφανίζονται στο επάνω μέρος του παραθύρου περιήγησης. Η χρήση των Αγαπημένων δεν αποτελεί προϋπόθεση για τη λειτουργία αυτού του συστήματος, αλλά εάν έχετε μικρή οθόνη, μπορείτε να ελαχιστοποιήσετε το παράθυρο περιήγησης και να αρχειοθετήσετε με επιτυχία τα μηνύματά σας, σύροντας μηνύματα στην ελαχιστοποιημένη γραμμή, εκτελώντας συνήθεις αναζητήσεις και μεταβαίνοντας στο Ημερολόγιο, τις Επαφές και τις Εργασίες. 

Θεωρείται βέλτιστη πρακτική να έχετε τους ακόλουθους φακέλους στα Αγαπημένα σας: Εισερχόμενα, 1-Αναφορά, Απεσταλμένα και Διαγραμμένα.
Για να προσαρμόσετε το περιβάλλον εργασίας "Αλληλογραφία" από την καρτέλα Προβολή:

  1. Μεταβείτε στον χώρο εργασίας Αλληλογραφία στο Outlook.
    • Στη Γραμμή περιήγησης (Navigation Bar) κάντε κλικ στο εικονίδιο Αλληλογραφία 

  2. Κλικ στην καρτέλα Προβολή

  3. Επιλέξτε την κατάλληλη εντολή για να προσαρμόσετε το παράθυρο και να αναπτύξετε το μενού Επιλογές της εντολής.

  4. Κάντε κλικ στην κατάλληλη επιλογή σύμφωνα με τις προτιμήσεις σας.
Εκτός από τη χρήση της καρτέλας Προβολή, μπορείτε να ελαχιστοποιήσετε τo παράθυρo φακέλων και την κορδέλα χρησιμοποιώντας τα αντίστοιχα βέλη όπως φαίνονται στην εικόνα δεξιά:
Τα βέλη αλλάζουν ανάλογα με την κατάσταση του παραθύρου. Για να αναπτύξετε ένα παράθυρο, επιλέξτε το βέλος Ανάπτυξη, όπως απεικονίζεται στην δεξιά εικόνα για το παράθυρο φακέλων:
Για να ανοίξετε το παράθυρο και να το καρφιτσώσετε στη θέση του, επιλέξτε το Καρφίτσωμα παραθύρου, όπως απεικονίζεται στην δεξιά εικόνα για το παράθυρο φακέλων:
Εάν το παράθυρο είναι ανεπτυγμένο, μπορείτε να το ελαχιστοποιήσετε ξανά επιλέγοντας το βέλος Ελαχιστοποίηση του παραθύρου, όπως απεικονίζεται στην δεξιά εικόνα για το παράθυρο φακέλων:
Μπορείτε επίσης να επιλέξετε το περίγραμμα οποιουδήποτε παραθύρου και, στη συνέχεια, να το σύρετε για να αλλάξετε το μέγεθός του σύμφωνα με τις προτιμήσεις σας, όπως απεικονίζεται στην δεξιά εικόνα για το παράθυρο φακέλων:

Τοποθετήστε τον δείκτη του ποντικιού πάνω από τα εικονίδια στη γραμμή περιήγησης (Navigation Bar) για να "ρίξετε μια γρήγορη ματιά" (peek) στις επερχόμενες συναντήσεις, εργασίες ή τις αγαπημένες επαφές σας.

Για να προσαρμόσετε μια προβολή:

  1. Μεταβείτε στο φάκελο Εισερχόμενα (αν είναι απαραίτητο)
  2. Καρτέλα Προβολή, ομάδα Τρέχουσα προβολή > κλικ στο Ρυθμίσεις προβολής… 
  3. Στο παράθυρο διαλόγου Ρυθμίσεις προβολής για προχωρημένους (Εικόνα 1)> κλικ στο κουμπί Στήλες... ώστε να ανοίξει το αντίστοιχο π.δ.

  4. Στο π.δ. Εμφάνιση στηλών (Εικόνα 2)
      • Για να αλλάξετε τον αριθμό γραμμών σε συμπαγή κατάσταση λειτουργίας: αλλάξτε τον αριθμό στο πλαίσιο κειμένου
      • Για να προσθέσετε στήλη: επιλέξτε το από την αριστερή στήλη (Διαθέσιμες στήλες) και πατήστε το κουμπί Προσθήκη για να προστεθεί στη δεξιά στήλη (Σειρά εμφάνισης στηλών).
      • Για να αφαιρέσετε στήλη: επιλέξτε το από τη δεξιά στήλη και πατήστε το κουμπί Αφαίρεση.
      • Για να αλλάξετε τη σειρά εμφάνισης στηλών: επιλέξτε στη δεξιά στήλη το πεδίο που θέλετε να μετακινήσετε και χρησιμοποιήστε τα κουμπιά Μετακίνηση επάνω ή Μετακίνηση κάτω για να αλλάξετε τη σειρά των πεδίων.

  5. Πατήστε το κουμπί ΟΚ στο π.δ. Εμφάνιση στηλών για να εφαρμοστούν οι αλλαγές και να κλείσει.

  6. Πατήστε το κουμπί ΟΚ στο π.δ. Ρυθμίσεις προβολής για προχωρημένους για να εφαρμοστούν οι αλλαγές και να κλείσει.

Απόκρυψη

Εικόνα 1. π.δ. Ρυθμίσεις προβολής για προχωρημένους


Εικόνα 2. π.δ. Εμφάνιση στηλών

Παράδειγμα