1.1.3a. Διαμόρφωση αυτόματης απάντησης
Ας ελπίσουμε ότι υπάρχουν στιγμές που μπορείτε να κάνετε ένα διάλειμμα από την ηλεκτρονική αλληλογραφία και το πολυάσχολο πρόγραμμά σας. Εάν βρίσκεστε σε διακοπές ή δεν έχετε πρόσβαση στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μπορείτε να διαμορφώσετε αυτόματες
απαντήσεις για να ειδοποιείτε άλλα άτομα ότι δεν είστε διαθέσιμοι να απαντήσετε σε μηνύματα.
Για να δημιουργήσετε μια αυτόματη απάντηση στο Outlook:
Επιλέξτε την καρτέλα Αρχείο και, στην συνέχεια, στην σελίδα Πληροφορίες, επιλέξτε
Αυτόματες απαντήσεις.
Σημείωση: Αν δεν εμφανίζεται η ένδειξη Αυτόματες απαντήσεις αφού επιλέξετε την καρτέλα Αρχείο, δείτε στο τέλος της τρέχουσας σελίδας. |
 |
|
Θα ανοίξει το π.δ. Αυτόματες απαντήσεις στο οποίο θα βρείτε τις ακόλουθες επιλογές: - Να μην αποστέλλονται αυτόματες απαντήσεις: Ενεργοποιήστε αυτήν την επιλογή
για να απενεργοποιήσετε τις αυτόματες απαντήσεις. Αυτή είναι η προεπιλεγμένη ρύθμιση.
- Να αποστέλλονται αυτόματες απαντήσεις: Ενεργοποιήστε αυτήν την επιλογή για να ενεργοποιήσετε τις αυτόματες απαντήσεις. Μπορείτε επίσης να επιλέξετε το πλαίσιο ελέγχου Να αποστέλλονται μόνο σε αυτήν τη
χρονική διάρκεια. Αυτή η επιλογή παρέχει μια ώρα έναρξης και μια ώρα λήξης στις αυτόματες απαντήσεις.
- Μέσα στην εταιρεία μου: Χρησιμοποιήστε αυτήν την ενότητα για να εισαγάγετε ένα μήνυμα αυτόματης απάντησης σε οποιονδήποτε σας στέλνει ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μέσα στην ίδια εταιρεία με εσάς.
Αυτή η επιλογή είναι διαθέσιμη μόνο εάν είστε συνδεδεμένοι σε ένα σύστημα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όπως το Office 365 ή το Exchange.
- Εκτός της εταιρείας μου: Χρησιμοποιήστε αυτήν την ενότητα για να εισαγάγετε ένα μήνυμα αυτόματης απάντησης σε οποιονδήποτε σας στέλνει ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εκτός της εταιρείας σας. Μπορείτε επίσης να καθορίσετε
την αυτόματη απάντηση μόνο σε επαφές ή σε οποιονδήποτε εκτός του οργανισμού σας.
- Κανόνες...: Χρησιμοποιήστε αυτήν την επιλογή για να ρυθμίσετε και να εφαρμόσετε κανόνες σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που λαμβάνετε ενώ είναι ενεργή η δυνατότητα Αυτόματες απαντήσεις. Για παράδειγμα, μαζί με την
ενεργοποίηση των Αυτόματων απαντήσεων, μπορεί να θέλετε να ενεργοποιήσετε έναν κανόνα για την αυτόματη μετακίνηση όλων των μηνυμάτων που λαμβάνονται από συναδέλφους σε έναν συγκεκριμένο φάκελο στο Outlook.
|
 |
Όταν το Outlook ρυθμιστεί για την αποστολή αυτόματων απαντήσεων, θα δείτε ένα μήνυμα κάτω από την κορδέλα με αυτές τις πληροφορίες. Επιλέξτε Απενεργοποίηση για να απενεργοποιήσετε τις αυτόματες απαντήσεις "εκτός γραφείου". |
 |
|
|
- Οι αυτόματες απαντήσεις (automatic replies) είναι επίσης κοινώς γνωστές ως Μηνύματα εκτός γραφείου (Out Of Office / OOO).
- Εάν δεν εμφανίζεται η ένδειξη Αυτόματες απαντήσεις αφού επιλέξετε την καρτέλα Αρχείο, πιθανώς χρησιμοποιείτε λογαριασμό Gmail, Yahoo ή άλλο λογαριασμό POP ή IMAP που δεν υποστηρίζει τη δυνατότητα "Αυτόματες απαντήσεις" του Outlook. Δείτε 1.1.3b Διαμόρφωση αυτόματης απάντησης με χρήση κανόνων.
|