Outlook 2019

1.1.2. Προσθήκη λογαριασμών

Δείτε Εξάσκηση 0.2.

1.1.3a. Διαμόρφωση αυτόματης απάντησης

• Άσκηση 1: 

1. Στο Outlook, δημιουργήστε μια αυτόματη απάντηση χρησιμοποιώντας τις ακόλουθες επιλογές: 
   
• Να αποστέλλονται αυτόματες απαντήσεις: Ενεργοποίηση
• Μέσα στην εταιρεία μου: Γεια σας. Είμαι εκτός γραφείου για ένα σεμινάριο επιμόρφωσης στο Ναύπλιο. Θα λείπω μέχρι την Παρασκευή. Εάν χρειάζεται να επικοινωνήσετε μαζί μου άμεσα, στείλτε μήνυμα στο κινητό μου. 
• Εκτός της εταιρείας μου: Είμαι εκτός γραφείου μέχρι την Παρασκευή. Για επείγοντα θέματα επικοινωνήστε με το κεντρικό γραφείο και θα σας κατευθύνουν σε ένα κατάλληλο άτομο. 
• Αυτόματη απάντηση σε άτομα εκτός της εταιρείας μου: Ενεργοποίηση
• Οποιοσδήποτε εκτός της εταιρείας μου μου: Ενεργοποίηση
  
  
1. Κλικ στην καρτέλα Αρχείο και, στην σελίδα Πληροφορίες, επιλέξτε Αυτόματες απαντήσεις
2. Στο π.δ. Αυτόματες απαντήσεις, κάντε τις απαραίτητες αλλαγές με βάση τις παραπάνω οδηγίες 
   (αν το παράθυρο διαλόγου δεν το καθιστά δυνατό λόγω διαφορών στις ρυθμίσεις του λογαριασμού σας, κάντε τις ρυθμίσεις που αντιστοιχούν σε αυτό)
3. Πατήστε το κουμπί ΟΚ.
   
   
2. Ζητήστε από κάποιον να σας στείλει ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να επαληθεύσετε ότι η αυτόματη απάντηση λειτουργεί όπως αναμένεται. Ενναλακτικά, εάν διαθέτετε μια δεύτερη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, στείλτε οι ίδιοι ένα μήνυμα.
   

• Άσκηση 2: 
  
  
• Στο Outlook, τροποποιήστε τις ρυθμίσεις αυτόματης απάντησης για να στέλνετε απαντήσεις μόνο κατά τη διάρκεια του ακόλουθου χρονικού εύρους:
• Ώρα έναρξης: Την επόμενη Δευτέρα στις 8:00 π.μ.
• Ώρα λήξης: Την επόμενη Παρασκευή στις 5:00 μ.μ.
  
  
  1. Κλικ στην καρτέλα Αρχείο και, στην σελίδα Πληροφορίες, επιλέξτε Αυτόματες απαντήσεις.
  2. Στο π.δ. Αυτόματες απαντήσεις:
  1. Κλικ στην λίστα ημερομηνία για την Ώρα έναρξης και επιλέξτε την επόμενη Δευτέρα
  2. Κλικ στην λίστα ώρα για την Ώρα έναρξης και επιλέξτε 8:00 π.μ.
  3. Κλικ στην λίστα ημερομηνία για την Ώρα λήξης και επιλέξτε την επόμενη Παρασκευή 
     
  4. Κλικ στην λίστα ώρα για την Ώρα λήξης και επιλέξτε 5:00 μ.μ.
  3. Πατήστε το κουμπί ΟΚ.

1.1.3b. Διαμόρφωση αυτόματης απάντησης με χρήση κανόνων

• Άσκηση 1: 

1. Στο Outlook δημιουργήστε ένα νέο μήνυμα και αποθηκεύστε το ως πρότυπο, ώστε να χρησιμοποιείται ως αυτόματη απάντηση:
   
1. Στο χώρο εργασίας Αλληλογραφία, στην καρτέλα Κεντρική, ομάδα  Δημιουργία > στο εργαλείο Νέο μήνυμα
2. Εισαγάγετε ως θέμα το κείμενο Εκτός γραφείου
3. Εισαγάγετε στο σώμα κειμένου το κείμενο: 
• Γεια σας,
  Σας ενημερώνω ότι έλαβα το μήνυμά σας.
  Θα λείπω εκτός γραφείου από τις 13 έως 18 Απριλίου. Σε περίπτωση που χρειάζεστε άμεση απάντηση, επικοινωνήστε με τον βοηθό μου στο g.danelos@labtech.gr
  Με εκτίμηση
• Ή οποιοδήποτε άλλο κείμενο σας εξυπηρετεί
4. Στο ανοιχτό μήνυμα, κάντε κλικ στην καρτέλα Αρχείο > στο Αποθήκευση ως.
5. Στο π.δ. Αποθήκευση ως κάντε τα εξής:
1. Στην αναπτυσσόμενη λίστα Αποθήκευση ως τύπου, επιλέξτε Πρότυπο Outlook (*.oft).
2. Στο πλαίσιο κειμένου Όνομα αρχείου:, πληκτρολογήστε Εκτός γραφείου
3. Αφήστε την προεπιλεγμένη θέση αποθήκευσης, η οποία θα πρέπει να είναι η C:\users\<user>\appdata\roaming\microsoft\templates. 
   
4. Πατήστε το κουμπί Αποθήκευση.
6. Κλείστε το ανοιχτό μήνυμα. Αν ερωτηθείτε αν θέλετε αν αποθηκεύσετε τις αλλαγές στο ανοιχτό μήνυμα επιλέξτε Ναι.
   
   
2. Δημιουργήστε τον κανόνα "Εκτός γραφείου", ώστε όταν βρίσκεστε εκτός γραφείου, να στέλνεται ως αυτόματη απάντηση στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που λαμβάνετε:
   
1. Κλικ στην καρτέλα Αρχείο και στην σελίδα Πληροφορίες > στο Διαχείριση κανόνων και προειδοποιήσεων.
2. Στο π.δ. Κανόνες και ειδοποιήσεις, στην καρτέλα Κανόνες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, κάντε κλικ στο κουμπί Δημιουργία κανόνα...
   Βρισκόμαστε στο στάδιο Έναρξη από πρότυπο ή από κενό κανόνα
3. Στο Βήμα 1, στην περιοχή Έναρξη από κενό κανόνα, κάντε κλικ στην επιλογή Εφαρμογή κανόνα στα μηνύματα που λαμβάνω.
   Στο Βήμα 2 μην κάνετε κάποια αλλαγή.
   Κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.
   Βρισκόμαστε στο στάδιο Ποιες συνθήκες θέλετε να ελεγχθούν;
   
4. Στο Βήμα 1, στην περιοχή Επιλογή συνθηκών επιλέξτε όπου το όνομά μου υπάρχει στο πλαίσιο "Προς"
   Στο Βήμα 2, Επεξεργασία περιγραφής κανόνα δεν χρειάζεται να γίνει κάποια αλλαγή
   Κάντε ξανά κλικ στο κουμπί Επόμενο
   Βρισκόμαστε στο στάδιο Τι θέλετε να κάνετε με αυτό το μήνυμα;
5. Στο Βήμα 1: Επιλογή ενεργειών, ενεργοποιήστε το πλαίσιο ελέγχου απάντηση με χρήση καθορισμένο πρότυπο.
   Στο Βήμα 2:  Επεξεργασία της περιγραφής του κανόνα, κάντε κλικ στην υπερσύνδεση καθορισμένο πρότυπο.
   
1. Στο π.δ. Επιλέξτε ένα πρότυπο απαντήσεων, στην αναπτυσσόμενη λίστα Διερεύνηση σε, επιλέξτε Πρότυπα χρήστη στο σύστημα αρχείων
2. Επιλέξτε το πρότυπο που δημιουργήσατε στο πρώτο ζητούμενο της άσκησης και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Άνοιγμα 
6. Στο π.δ. Οδηγός κανόνων κάντε κλικ στο Επόμενο.
   Βρίσκεστε στο στάδιο Υπάρχουν εξαιρέσεις;
7. Μην προσθέσετε εξαιρέσεις και κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο 
   Βρίσκεστε στο στάδιο Ολοκλήρωση εγκατάστασης κανόνα
8. Στο Βήμα 1: Καθορισμός ονόματος για αυτόν τον κανόνα: κάντε κλικ στο πλαίσιο κειμένου και πληκτρολογήστε το κείμενο Εκτός γραφείου.
   Στο Βήμα 2: Επιλογές εγκατάστασης κανόνα, βεβαιωθείτε ότι είναι επιλεγμένο το πλαίσιο ελέγχου Ενεργοποίηση του κανόνα 
   Κάντε κλικ στο κουμπί Τέλος. 
   
9. Στο π.δ. προειδοποίησης, κάντε κλικ στο κουμπί ΟΚ.
   
   
10. Στο π.δ. Κανόνες και ειδοποιήσεις, κάντε κλικ στο κουμπί ΟΚ.

• Άσκηση 2: 
  
  
• Απενεργοποιήστε τον κανόνα Εκτός γραφείου, που δημιουργήσατε στην Άσκηση 1:
  
1. Κλικ στην καρτέλα Αρχείο και στην σελίδα Πληροφορίες > στο Διαχείριση κανόνων και προειδοποιήσεων.
2. Στο π.δ. Κανόνες και ειδοποιήσεις, στην καρτέλα Κανόνες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, βρείτε τον κανόνα που δημιουργήσατε και αποεπιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου στα αριστερά του κανόνα. 
   
3. Πατήστε το κουμπί OK.