Βιβλίο 1. Διαχείριση ρυθμίσεων και διεργασιών του Outlook


1.3.1. Δημιουργία φακέλων αναζήτησης

Οι φάκελοι αναζήτησης αποτελούν ένα χρήσιμο εργαλείο οργάνωσης του Outlook. Ένας φάκελος αναζήτησης είναι ένας εικονικός φάκελος που παρέχει μια επισκόπηση όλων των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που ταιριάζουν με συγκεκριμένα κριτήρια αναζήτησης. Εμφανίζεται σαν φάκελος στο γραμματοκιβώτιό σας, αλλά τα μηνύματα δεν βρίσκονται στην πραγματικότητα στον φάκελο αναζήτησης, απλώς παρατίθενται εκεί. 

Για παράδειγμα, μπορείτε να δημιουργήσετε έναν φάκελο αναζήτησης για κάθε μήνυμα με σημαία υπενθύμισης. Όταν επιλέγετε αυτόν τον φάκελο αναζήτησης, θα μπορούσατε να παρατηρήσετε κάθε μήνυμα με σημαία υπενθύμισης, ανεξάρτητα από τον φάκελο στον οποίο βρίσκονται. Πολλοί άνθρωποι χρησιμοποιούν ένα φάκελο αναζήτησης για να εμφανίσουν όλη τη μη αναγνωσμένη αλληλογραφία τους, ώστε να μπορούν να μεταβούν σε ένα σημείο για να παρακολουθούν την ανάγνωση μηνυμάτων, ακόμα και όταν τα μηνύματα αποθηκεύονται σε διαφορετικούς φακέλους μέσα στο γραμματοκιβώτιό τους.

 Μπορείτε να έχετε εύκολη πρόσβαση σε ένα σύνολο μηνυμάτων σχετικά με ένα συγκεκριμένο θέμα για μια σύσκεψη. Δημιουργήστε μια κατηγορία για τη σύσκεψή σας και, στη συνέχεια, δημιουργήστε ένα φάκελο αναζήτησης με τα ακόλουθα κριτήρια: <όνομα κατηγορίας> & δεν ολοκληρώθηκε & από μια συγκεκριμένη χρονική περίοδο. Καθώς λαμβάνετε μηνύματα σχετικά με αυτό το θέμα, επισημάνετε τα με την κατηγορία. Όταν συναντηθείτε, σημειώστε ως ολοκληρωμένα τα μηνύματα που έχετε συζητήσει.

Δημιουργία φακέλου αναζήτησης

1. Για να δημιουργήσετε έναν φάκελο αναζήτησης κάντε ένα από τα παρακάτω:

    • Επιλέξτε την καρτέλα Φάκελος, στην ομάδα Δημιουργία, επιλέξτε το εργαλείο  Νέος φάκελος αναζήτησης.  

 

    • Στο παράθυρο φακέλων, κάντε δεξί κλικ στο Φάκελοι αναζήτησης > επιλέξτε Νέος φάκελος αναζήτησης... 

    • Συνδυασμός πλήκτρων: Ctrl+Shift+P

  
2. Ανοίγει το π.δ. Δημιουργία φακέλου αναζήτησης.
    • Η λίστα Επιλογή φακέλου αναζήτησης περιλαμβάνει μια ποικιλία προκαθορισμένων φακέλων αναζήτησης οι οποίοι χρησιμοποιούνται πιο συχνά.
    • Επιλέξτε αυτόν που επιθυμείτε.

    • Κάποιοι προκαθορισμένοι φάκελοι αναζήτησης έχουν επιλογές προσαρμογής. Στο κάτω μέρος του π.δ. Δημιουργία φακέλου αναζήτησης, στην περιοχή Προσαρμογή φακέλου αναζήτησης θα εμφανίζονται πεδία για την εισαγωγή των απαραίτητων πληροφοριών. Πατήστε το κουμπί Επιλογή... για να καθορίσετε κριτήρια για τον φάκελο αναζήτησης.
      • Για παράδειγμα, στην εικόνα δεξιά είναι επιλεγμένος ο φάκελος Κατηγοριοποιημένη αλληλογραφία και στην Προσαρμογή φακέλου αναζήτησης έχει επιλεγεί το Οποιαδήποτε κατηγορία.

3. Επιλέξτε OK για να κλείσετε το π.δ. Δημιουργία φακέλου αναζήτησης και να δημιουργήσετε τον φάκελο αναζήτησης.
    • Θα εμφανίζεται στο παράθυρο φακέλων στο κάτω μέρος μέσα στο Φάκελοι αναζήτησης.


Δημιουργία προσαρμοσμένου φακέλου αναζήτησης


Εκτός από τις προκαθορισμένες ρυθμίσεις παραμέτρων φακέλων αναζήτησης, μπορείτε να δημιουργήσετε προσαρμοσμένους φακέλους αναζήτησης με πιο σύνθετα κριτήρια.

1. Ανοίξτε το π.δ. Δημιουργία φακέλου αναζήτησης με ένα από τους τρόπους που περιγράφονται παραπάνω.
2. Στη λίστα Επιλογή φακέλου αναζήτησης, κυλίστε προς τα κάτω μέχρι το τέλος και κάντε κλικ στην επιλογή Δημιουργία προσαρμοσμένου φακέλου αναζήτησης.
3. Στην περιοχή Προσαρμογή φακέλου αναζήτησης, κάντε κλικ στο κουμπί Επιλογή.


4. Πληκτρολογήστε ένα όνομα για τον προσαρμοσμένο φάκελο αναζήτησης.

5. Κάντε κλικ στο κουμπί Κριτήρια... και, στο π.δ. Κριτήρια φακέλου αναζήτησης κάντε τις κατάλληλες επιλογές:

  • Η καρτέλα Μηνύματα περιέχει κριτήρια σχετικά με το περιεχόμενο ή τις ιδιότητες μηνύματος, όπως τον αποστολέα, τις λέξεις-κλειδιά ή τους παραλήπτες.

  • Η καρτέλα Περισσότερες επιλογές περιέχει κριτήρια σχετικά με άλλες συνθήκες μηνυμάτων, όπως η σπουδαιότητα, οι σημαίες, τα συνημμένα ή η κατηγοριοποίηση.

  • Η καρτέλα Σύνθετη εύρεση σάς επιτρέπει να δημιουργήσετε λεπτομερή κριτήρια. Στην περιοχή Περισσότερα κριτήρια, κάντε κλικ στην λίστα Πεδίο, επιλέξτε τον τύπο κριτηρίου που θέλετε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο συγκεκριμένο κριτήριο από τη λίστα. Στη συνέχεια, στα πλαίσια Συνθήκη και Τιμή, κάντε κλικ στις επιλογές που θέλετε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Προσθήκη στη λίστα. Επαναλάβετε τη διαδικασία για κάθε κριτήριο που θέλετε να προσθέσετε σε αυτόν τον φάκελο αναζήτησης και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK.


6. Στο π.δ. Προσαρμοσμένος φάκελος αναζήτησης, κάντε κλικ στο κουμπί Αναζήτηση... και επιλέξτε τους φακέλους που θέλετε να περιλαμβάνει ο φάκελος αναζήτησης.
7. Κάντε κλικ στο κουμπί ΟΚ, για να κλείσει κάθε ανοιχτό παράθυρο διαλόγου.

Παράδειγμα
Προβολή μηνυμάτων ενός φακέλου αναζήτησης

Όταν ανοίξετε έναν φάκελο αναζήτησης, θα περιέχει μια λίστα μηνυμάτων που πληρούν τα κριτήρια που καθορίσατε όταν τον δημιουργήσατε. Η λίστα ενημερώνεται κάθε φορά που τον ανοίγετε, ώστε νέα μηνύματα ή μηνύματα που έχουν αλλάξει (μέσω της προσθήκης μιας σημαίας παρακολούθησης, για παράδειγμα) θα προστεθούν στη λίστα, εάν πληρούν τα κριτήρια.

Για να προβάλλετε τα περιεχόμενα ενός φακέλου αναζήτησης, μεταβείτε στο Παράθυρο φακέλων και επιλέξτε τον φάκελο αναζήτησης. Τα αποτελέσματα θα εμφανιστούν στο παράθυρο αλληλογραφίας. 

Εάν δεν μπορείτε να  εντοπίσετε έναν φάκελο αναζήτησης, κάντε κλικ στο κάτω βέλος δίπλα στη λέξη Φάκελοι αναζήτησης για να αναπτύξετε τη λίστα των φακέλων αναζήτησης. 

Τροποποίηση φακέλου αναζήτησης

Για να τροποποιήσετε ένα φάκελο αναζήτησης, επιλέξτε τον φάκελο στο παράθυρο φακέλων και, στη συνέχεια, επιλέξτε την καρτέλα Φάκελος. Η ομάδα  Ενέργειες περιλαμβάνει:

    • Μετονομασία φακέλου: για να αλλάξετε το όνομα του φακέλου αναζήτησης. 
    • Διαγραφή φακέλου: για να διαγράψετε τον φάκελο αναζήτησης. 
      • Σημείωση: Επειδή τα μηνύματα στην πραγματικότητα είναι αποθηκευμένα σε διαφορετικό φάκελο, η διαγραφή ενός φακέλου αναζήτησης δεν θα επηρεάσει κανένα από τα μηνύματα που εμφανίζονται σε αυτόν.
    • Προσαρμογή αυτού του φακέλου αναζήτησης: για να τροποποιήσετε έναν προκαθορισμένο φάκελο αναζήτησης, εάν έχετε δημιουργήσει έναν προσαρμοσμένο φάκελο αναζήτησης.

  • Για να διαγράψετε έναν φάκελο αναζήτησης, εκτός από το εργαλείο της κορδέλας, μπορείτε να κάνετε και τα εξής:

    • Κάντε δεξί κλικ στον φάκελο που θέλετε να διαγράψετε και στη συνέχεια επιλέξτε Διαγραφή φακ.


    • Πατήστε το πλήκτρο Delete στο πληκτρολόγιό σας.
      • Στο π.δ. που σας ειδοποιεί ότι ο φάκελος θα διαγραφεί οριστικά, πατήστε Ναι.

  • Εάν θέλετε να διαγράψετε όλα τα μηνύματα που περιέχονται σε έναν φάκελο αναζήτησης, ανοίξτε τον φάκελο αναζήτησης, επιλέξτε όλα τα μηνύματα και στη συνέχεια πατήστε το πλήκτρο Delete στο πληκτρολόγιό σας.