Βιβλίο 1. Διαχείριση ρυθμίσεων και διεργασιών του Outlook: 1.3.3. Αναζήτηση με Πρόσθετα κριτήρια εύρεσης

Βιβλίο 1. Διαχείριση ρυθμίσεων και διεργασιών του Outlook

1.3.3. Αναζήτηση με Πρόσθετα κριτήρια εύρεσης

Η λειτουργία άμεσης αναζήτησης καθιστά δυνατή την εύρεση μηνυμάτων με διάφορες επιλογές για να περιορίσετε τα αποτελέσματα. Τις περισσότερες φορές, η Άμεση αναζήτηση θα είναι αρκετά ισχυρή για να βρείτε γρήγορα το μήνυμα που αναζητάτε. Ωστόσο, εάν χρειάζεστε ένα πιο προηγμένο εργαλείο αναζήτησης, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα Πρόσθετα κριτήρια εύρεσης.

Για να πραγματοποιήσετε αναζήτηση με τα Πρόσθετα κριτήρια εύρεσης:

1. Ανοίξτε τα Πρόσθετα κριτήρια εύρεσης με έναν από τους παρακάτω τρόπους: Επιλέξτε το πλαίσιο αναζήτησης για να αποκτήσετε πρόσβαση στην καρτέλα Αναζήτηση στην κορδέλα Εργαλεία αναζήτησης: Επιλέξτε την καρτέλα Αναζήτηση και, στη συνέχεια, στην ομάδα Επιλογές, επιλέξτε Εργαλεία αναζήτησης. Στο αναπτυσσόμενο μενού εντολών, επιλέξτε Πρόσθετα κριτήρια εύρεσης... Ή πατήστε τον συνδυασμό πληκτρολογίου Ctrl + Shift + F. Επιλέγοντας Πρόσθετα κριτήρια εύρεσης θα ανοίξει το π.δ. Πρόσθετα κριτήρια εύρεσης, το οποίο μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να δημιουργήσετε την αναζήτησή σας.
2. Στο π.δ. Πρόσθετα κριτήρια εύρεσης, επιλέξτε την καρτέλα Σύνθετη εύρεση για να αποκτήσετε πρόσβαση σε εντολές για τη δημιουργία αναζήτησης.
3. Xρησιμοποιήστε εντολές στην ενότητα Περισσότερα κριτήρια: για να καθορίσετε κριτήρια αναζήτησης με έναν κανόνα κάθε φορά. 3.1. Κάντε κλικ στο Πεδίο και, στη συνέχεια, επιλέξτε Όλα τα πεδία αλληλογραφίας για να ανοίξετε μια λίστα με όλα τα πεδία που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για μια αναζήτηση. Μερικά είναι οικεία, όπως Θέμα, Από και Προς, ενώ άλλα είναι λιγότερο προφανή. Για να δημιουργήσετε την αναζήτησή σας, επιλέξτε ένα πεδίο από το αναπτυσσόμενο μενού.
3.2. Στη συνέχεια, επιλέξτε από το αναπτυσσόμενο μενού Συνθήκη. Οι επιλογές θα διαφέρουν ανάλογα με το πεδίο, π.χ. αν επιλέξετε Θέμα, μπορείτε να επιλέξετε περιέχει, είναι (ακριβώς), δεν περιέχει, η λέξη αρχίζει με ή η φράση ταιριάζει με.
3.3. Αφού επιλέξετε μια συνθήκη, επιλέξτε Τιμή και εισαγάγετε μια τιμή.
3.4. Επιλέξτε Προσθήκη στη λίστα για να κάνετε αυτό το κριτήριο μέρος της αναζήτησής σας.
4. Επαναλάβετε τη διαδικασία για να προσθέσετε περισσότερα κριτήρια.
5. Όταν ολοκληρώσετε την προσθήκη κριτηρίων, επιλέξτε το κουμπί Εύρεση τώρα για να εκτελέσετε την αναζήτηση και, στη συνέχεια,
6. Eξετάστε τα αποτελέσματα, όπως εμφανίζονται στο κάτω μέρος του π.δ. Πρόσθετα κριτήρια εύρεσης.

Παράδειγμα

Χρησιμοποιήστε τα πρόσθετα κριτήρια εύρεσης για να εντοπίσετε ένα μήνυμα που περιέχει τη φράση "εφικτούς στόχους" στο σώμα του μηνύματος και έχει εμπιστευτική διαβάθμιση. Διαγράψτε το μήνυμα. Κλείστε το παράθυρο διαλόγου Πρόσθετα κριτήρια εύρεσης.

Use Advanced Find to locate a message that contains the phrase "εφικτούς στόχους" in the message body and has confidential sensitivity. Delete the message. Close the Advanced Find dialog box.

Υπάρχει όριο στα αποτελέσματα αναζήτησης, ώστε να εμφανίζονται έως 250. Για να καταργήσετε το όριο:

Κλικ στην καρτέλα Αρχείο > κλικ στο Επιλογές > αριστερά στη σελίδα Αναζήτηση.
Στην περιοχή Αποτελέσματα, καταργήστε την επιλογή του πλαισίου ελέγχου Βελτίωση ταχύτητας αναζήτησης με περιορισμό του αριθμού εμφανιζόμενων αποτελεσμάτων.
Πατήστε το κουμπί ΟΚ.