Βιβλίο 1. Διαχείριση επιλογών και ρυθμίσεων βιβλίων εργασίας
1.1.2.1a. Αναφορά σε άλλο βιβλίο εργασίας
Όταν στο βιβλίο εργασίας σας κάνετε αναφορά σε ένα εξωτερικό βιβλίο εργασίας, δημιουργείτε μια σύνδεση προς το εξωτερικό βιβλίο εργασίας. Μπορεί, για παράδειγμα, να έχετε ένα βιβλίο εργασίας δεδομένων για κάθε μήνα, στα οποία βιβλία κρατάτε τα οικονομικά στοιχεία του κάθε μήνα, π.χ. εισπράξεις, έξοδα, μισθούς, κλπ κι ένα βιβλίο εργασίας όπου συνοψίζεται τα στοιχεία αυτά ώστε να εξάγετε συμπεράσματα και τη συνολική εικόνα της επιχείρησης.
Η ακόλουθη διαδικασία είναι μία από τις απλούστερες μεθόδους σύνδεσης με άλλο βιβλίο εργασίας:
Διαδικασία
- Ανοίξτε και τα δύο βιβλία εργασίας (το βιβλία εργασίας προορισμού και το βιβλίο εργασίας προέλευσης των δεδομένων).
- Στο βιβλίο εργασίας προορισμού, επιλέξτε το κελί στο οποίο θέλετε να προσθέσετε την αναφορά.
- Εισαγάγετε ένα σύμβολο ίσον =
- Επιλέξτε το βιβλίο εργασίας προέλευσης και, στη συνέχεια, επιλέξτε τα κελιά στα οποία θέλετε να αναφερθείτε.
- Πατήστε το πλήκτρο Enter
(ή τον συνδυασμό πλήκτρων Ctrl+Enter αν θέλετε να ολοκληρώσετε την εισαγωγή παραμένοντας στο ίδιο κελί) - Θα επιστρέψετε αυτόματα στο βιβλίο εργασίας προορισμού.
Εάν ενημερωθούν (τροποποιηθούν) τα δεδομένα στο βιβλίο εργασίας προέλευσης, θα ενημερωθούν αυτόματα και στο βιβλίο εργασίας προορισμού.
Συνιστάται να διατηρείτε ανοιχτά τόσο τα βιβλία εργασίας προέλευσης όσο και τα βιβλία εργασίας προορισμού κατά την ενημέρωση δεδομένων στο βιβλίο εργασίας προέλευσης.
Μερικές φορές, το βιβλίο εργασίας προορισμού ενδέχεται να μην ενημερωθεί σωστά εάν είναι κλειστό.
Σύνταξη αναφορών κελιών
- Όταν ένα κελί είναι συνδεδεμένο με άλλο κελί που βρίσκεται σε διαφορετικό βιβλίο εργασίας, το όνομα του βιβλίου εργασίας περιβάλλεται από αγκύλες [ ]
, και το όνομα του φύλλου εργασίας ακολουθείται από θαυμαστικό ! ενώ το συνδεδεμένο κελί έχει απόλυτη αναφορά $
.
Πριν από το όνομα του βιβλίου και πριν το θαυμαστικό υπάρχει το ' (απόστροφος) όταν το όνομα του φύλλου εργασίας περιέχει κενά.
Για παράδειγμα ='[L3_T2_ act_ finances.xlsx]Sales by Category'!$N$2:$N$7
- Αν το βιβλίο εργασίας προέλευσης βρίσκεται στον ίδιο φάκελο με το βιβλίο εργασίας προορισμού τότε η αναφορά εμφανίζει μόνο [όνομα αρχείου]φύλλο εργασίας!κελί (όπως παραπάνω)- αν όμως βρίσκεται σε άλλον φάκελο, τότε θα εμφανίζεται η πλήρης διαδρομή (path) π.χ.
='C:\Users\Denise\source\Workspaces\Academic\Products\PPP\ENU\40571A\Source\Student_materials\Learning_Activity_Resources\Module_2\Lesson_3\[L3_T2_ act_sales.xlsx]Forecast Sales'!$E$174
και βέβαια θα περικλείεται σε αποστρόφους ολόκληρη η διαδρομή.
Παράδειγμα:
Στην παραπάνω εικόνα είναι επιλεγμένο το κελί Β18, που χρησιμοποιεί δεδομένα (όπως φαίνεται στη γραμμή τύπων) από
='[L3_T2_ act_sales.xlsx]Forecast Sales'!$E$174
δηλαδή:
- το βιβλίο εργασίας L3_T2_act_finances.xlsx, γι αυτό και το όνομα του βιβλίου εργασίας περιβάλλεται από [ ]
- το φύλλο εργασίας Sales by Category γι αυτό και μετά το όνομα του φύλλου εργασίας υπάρχει !
(επίσης πριν από το όνομα του βιβλίου και πριν το θαυμαστικό υπάρχει το ' , δηλαδή '[L3_T2_act_finances.xlsx]Sales by Category'! καθώς το όνομα του φύλλου εργασίας περιέχει κενά) - και το εύρος κελιών $N$2:$N$7 (τα $ δηλώνουν την απόλυτη αναφορά σε αυτό το εύρος κελιών)