|
Σε αυτήν τη δραστηριότητα διερεύνησης, θα δείτε πώς μπορείτε να αναφέρεστε σε δεδομένα από ένα βιβλίο εργασίας σε ένα άλλο μέσα σε έναν τύπο. Όταν τα κελιά συνδέονται από ένα βιβλίο εργασίας σε ένα άλλο, μπορεί αυτό να προκαλέσει προβλήματα στο μέλλον; Και βέβαια μπορεί!
Το βασικό πράγμα που πρέπει να θυμάστε είναι ότι εάν όλα τα συνδεδεμένα φύλλα εργασίας είναι ανοιχτά ταυτόχρονα, τότε τυχόν ενημερώσεις θα αντικατοπτρίζονται αμέσως. Αυτό είναι ιδιαίτερα χρήσιμο να το θυμάστε όταν προσθέτετε ή διαγράφετε γραμμές ή στήλες σε ένα από τα βιβλία εργασίας ενώ το συνδεδεμένο είναι κλειστό. - Ανοίξτε τα αρχεία L3_T2_act_summary_starter.xlsx, L3_T2_act_finances.xlsx και L3_T2_act_sales.xlsx (θα τα βρείτε στον φάκελο Κεφάλαιο 1. Αρχεία, υποφάκελο 1.1.2 Reference data in other workbooks). Ενεργοποιήστε την επεξεργασία και το περιεχόμενο σε κάθε βιβλίο εργασίας αν είναι απαραίτητο.
** θα πρέπει να βρίσκονται και τα 3 βιβλία εργασίας αποθηκευμένα στον ίδιο φάκελο ώστε να γίνουν στη συνέχεια της άσκησης με ευκολία οι απαραίτητες διορθώσεις. - Επιλέξτε το κελί B14 στο αρχείο L3_T2_act_summary_starter.xlsx.
Παρατηρήστε τη γραμμή τύπων. Το κελί Β14 συνδέεται με το κελί D162 στο φύλλο εργασίας Donations στο L3_T2_act_finances.xlsx αλλά πιθανόν η διαδρομή που εμφανίζεται να μην είναι η σωστή (λόγω του ότι τα αρχεία έχουν τώρα αποθηκευτεί σε νέα θέση στον υπολογιστή σας). Διορθώστε την, αλλάζοντας το περιεχόμενο του κελιού Β14 ως εξής:
=[L3_T2_act_finances.xlsx]Donations!$D$162
** Το πιο απλό είναι να αντιγράψετε την παραπάνω διαδρομή, να την επικολλήσετε στη γραμμή τύπων και να πατήσετε τον συνδυασμό Ctrl+Enter.
- Επιλέξτε το κελί B18 και παρατηρήστε ότι είναι συνδεδεμένο με το φύλλο εργασίας Forecast Sales στο αρχείο L3_T2_act_sales.xlsx.
Παρατηρήστε τη γραμμή τύπων. Το κελί Β18 συνδέεται με το κελί E174 στο φύλλο εργασίας Forecast Sales στο αρχείο L3_T2_act_sales.xlsx αλλά πιθανόν η διαδρομή που εμφανίζεται να μην είναι η σωστή. Διορθώστε την, αλλάζοντας το περιεχόμενο του κελιού Β18 ως εξής:
='[L3_T2_act_sales.xlsx]Forecast Sales'!$E$174
** Το πιο απλό είναι να αντιγράψετε την παραπάνω διαδρομή, να την επικολλήσετε στη γραμμή τύπων και να πατήσετε τον συνδυασμό Ctrl+Enter.
Παρατηρήστε ότι εδώ χρειάζεται να χρησιμοποιήσουμε και ' στην αρχή του ονόματος αρχείου και στο τέλος του ονόματος του φύλλου εργασίας, καθώς υπάρχει κενό στο όνομα του φύλλου εργασίας.
- Κλείστε το αρχείο L3_T2_act_summary_starter.xlsx αποθηκεύοντας τις αλλαγές.
- Μεταβείτε στο αρχείο L3_T2_act_finances.xlsx και επιλέξτε το φύλλο εργασίας Donations.
Θα κάνουμε αλλαγές ώστε να αλλάξει η θέση στην οποία αναφέρεται η σύνδεση από το αρχείο L3_T2_act_summary_starter.xlsx
- Κάντε δεξιό κλικ στη γραμμή 1 και, στη συνέχεια, επιλέξτε Εισαγωγή.
Μια νέα γραμμή θα εισαχθεί πάνω από τη γραμμή 1. - Αποθηκεύστε το βιβλίο εργασίας με το ίδιο όνομα ή επιλέξτε Ctrl+S και, στη συνέχεια, επιλέξτε το κουμπί X στη γωνία του παραθύρου για να το κλείσετε.
- Ανοίξτε ξανά το αρχείο L3_T2_act_summary_starter.xlsx.
- Επιλέξτε Ενημέρωση εάν σας ζητηθεί
και στη συνέχεια επιλέξτε Συνέχεια αν σας ζητηθεί
Παρατηρήστε τι έχει συμβεί στο συνδεδεμένο κελί B14 : το κελί εξακολουθεί να είναι συνδεδεμένο με το ίδιο κελί (το D162), αλλά το σωστό κελί για σύνδεση θα πρέπει τώρα να είναι D163, αφού προσθέσαμε μια γραμμή στο βήμα 6. - Ανοίξτε ξανά το αρχείο L3_T2_act_finances.xlsx και επιλέξτε το φύλλο εργασίας Donations.
Κάντε δεξιό κλικ στη γραμμή 1 και, στη συνέχεια, επιλέξτε Διαγραφή.
Η γραμμή 1 θα διαγραφεί και το άθροισμα θα βρίσκεται τώρα ξανά στο D162.
- Μεταβείτε στο αρχείο L3_T2_act_summary_starter.xlsx και σημειώστε τι έχει συμβεί στο κελί B14.
Επειδή το φύλλο εργασίας ήταν ανοιχτό όταν διαγράφηκε η γραμμή στο συνδεδεμένο φύλλο εργασίας, ενημερώθηκε αυτόματα στο L3_T2_act_summary_starter.xlsx, αλλά εξακολουθεί να είναι εσφαλμένο. - Επιλέξτε το κελί B14 και επιλέξτε το πλήκτρο Delete για να διαγράψετε τα περιεχόμενα του κελιού.
- Πληκτρολογήστε = και, στη συνέχεια, μεταβείτε στο αρχείο L3_T2_act_finances.xlsx, επιλέξτε το φύλλο εργασίας Donations και, στη συνέχεια, επιλέξτε D162.
- Επιλέξτε Enter για να ολοκληρώσετε τη σύνδεση, ή Ctrl+Enter για να ολοκληρώσετε τη σύνδεση παραμένοντας στο επιλεγμένο κελί.
- Επιλέξτε το κελί B18 και, στη συνέχεια, χρησιμοποιήστε τη λαβή συμπλήρωσης για να συμπληρώσετε τα περιεχόμενα των κελιών B19 και B20.
 -> 
Εναλλακτικά, επιλέξτε Ctrl+C για να αντιγράψετε το κελί B18 και επιλέξτε Ctrl+V για επικόλληση σε B19 και B20.
Το περιεχόμενο είναι το ίδιο με το B18 επειδή το περιεχόμενο του B18 είναι απόλυτο (έχει απόλυτες αναφορές σε κελιά). - Επιλέξτε τον τύπο στο κελί B19 στη γραμμή τύπων, επεξεργαστείτε το $E$174 σε $F$174 και, στη συνέχεια, επιλέξτε Enter.
- Επιλέξτε τον τύπο στο κελί B20 στη γραμμή τύπων, επεξεργαστείτε το $E$174 σε $G$174 και, στη συνέχεια, επιλέξτε Enter.
- Επιλέξτε το κελί B5, πληκτρολογήστε = και, στη συνέχεια, επιλέξτε L3_T2_act_finances.xlsx και, στη συνέχεια, στο φύλλο εργασίας Sales by Category, επιλέξτε N2.
Επιλέξτε Enter για να ολοκληρώσετε τη σύνδεση. - Επιλέξτε ξανά το κελί B5 στο L3_T2_act_summary_starter.xlsx και αφαιρέστε τα δολάρια από την αναφορά στο N2 και επιλέξτε Enter για να ολοκληρώσετε την επεξεργασία.
- Έχοντας επιλεγμένο το κελί Β5, χρησιμοποιήστε τη λαβή συμπλήρωσης για να συμπληρώσετε τα περιεχόμενα των κελιών B6 έως B10.
Εναλλακτικά, επιλέξτε Ctrl+C για να αντιγράψετε το κελί B5 και επιλέξτε Ctrl+V για επικόλληση σε B6 έως B10.
Εναλλακτικά, εάν χρησιμοποιείτε O365 (Office 365),
- επιλέξτε B5, πληκτρολογήστε = και, στη συνέχεια, επιλέξτε L3_T2_act_finances.xlsx (μην επιλέξετε συγκεκριμένο κελί) και, στη συνέχεια, επιλέξτε F3.
Ανοίγει το παράθυρο διαλόγου Επικόλληση ονόματος. - Επιλέξτε Category_Totals και, στη συνέχεια, επιλέξτε OK.
- Επιλέξτε Enter για να ολοκληρώσετε τη σύνδεση.
Τα κελιά B5 έως B10 θα συμπληρωθούν αυτόματα.
- Αποθηκεύστε την εργασία σας και κλείστε τα ανοιχτά αρχεία.
|
|
