MOS Excel Expert 2019

Μπορεί να χρειαστεί να δημιουργήσετε πολλά φύλλα εργασίας με ίδια δεδομένα. Όταν ενημερώνετε ένα από τα φύλλα εργασίας (δηλαδή όταν αλλάζετε τα δεδομένα του), πρέπει να θυμάστε να ενημερώνετε και τα άλλα φύλλα εργασίας. Αν όμως συνδέσετε τα φύλλα εργασίας, όταν ενημερώνετε το ένα από αυτά, θα ενημερωθούν αυτόματα και τα υπόλοιπα. Όμως πρέπει να είμαστε σίγουροι ότι έχουν συνδεθεί, και παραμένουν συνδεδεμένα τα σωστά κελιά, κι αυτό μπορεί να είναι προβληματικό. 

1. Ανοίξτε τα αρχεία L3_T2_act_summary_starter.xlsx, L3_T2_act_finances.xlsx, και L3_T2_act_sales.xlsx που έχετε ήδη κατεβάσει στον υπολογιστή σας.
   * Αν εμφανιστεί π.δ. που ζητά να ενημερώσετε τις συνδέσεις, επιλέξτε Ενημέρωση των συνδέσεων.
   
   * Αν εμφανιστεί π.δ. που σας ειδοποιεί ότι δεν μπορεί να γίνει ενημέρωση κάποιων συνδέσεων, κάντε κλικ στο κουμπί Συνέχεια και θα τις διορθώσουμε στα επόμενα βήματα.. 
   
   Επίσης βεβαιωθείτε ότι έχετε ενεργοποιήσει την επεξεργασία για όλα τα βιβλία εργασίας (αν είναι απαραίτητο).
   
   
   
2. Παρατηρήστε τα περιεχόμενά τους. 
   Τα βιβλία εργασίας L3_T2_act_finances.xlsx (φύλλο εργασίας Donations και φύλλο εργασίας Sales by Category) και  L3_T2_act_sales.xlsx περιέχουν οικονομικά δεδομένα της εταιρίας μας.
   
   Στο βιβλίο εργασίας L3_T2_act_finances.xlsx ,
   - στο φύλλο εργασίας  Donations εμφανίζεται μια λίστα με ονόματα δωρητών καθώς και το ποσό της δωρεάς. Στο τελευταίο κελί της στήλης δωρεών (δηλαδή στο D162) εμφανίζεται το συνολικό ποσό δωρεών
   - στο φύλλο εργασίας Sales by Category, έχουμε έναν πίνακα με τις πωλήσεις φρούτων, λαχανικών, κλπ. ανά μήνα, καθώς και το συνολικό ποσό (στη στήλη N). Εμφανίζεται επίσης μια γραφική αναπαράσταση των δεδομένων (ένα γράφημα).
   
   Στο βιβλίο εργασίας L3_T2_act_sales.xlsx υπάρχει το φύλλο εργασίας Forecast Sales - εδώ βλέπουμε τις προβλέψεις για τις πωλήσεις των προϊόντων μας (παρατηρήστε τις επικεφαλίδες στη γραμμή 1) και στο τέλος του πίνακα, στα κελιά Ε174:G174, τα συνολικά ποσά για τις προβλέψεις ανά κατηγορία.
   
   Tο τρίτο βιβλίο εργασίας, L3_T2_act_summary_starter.xlsx (φύλλο εργασίας Summary) χρησιμοποιεί δεδομένα από τα δύο αυτά βιβλία για να παρουσιάσει συνοπτικές πληροφορίες (κάντε κλικ στα 3 κελιά B11 , B14 και B18 και παρατηρήστε τα περιεχόμενα στη γραμμή τύπων).

Ένα πολύ συνηθισμένο πρόβλημα είναι να μετακινήσουμε κάποιο βιβλίο προέλευσης δεδομένων σε νέα θέση αλλά να αμελήσουμε να ενημερώσουμε το αρχείο σύνδεσης για τη νέα αυτή θέση.

1. Αποθηκεύστε το αρχείο L3_T2_act_summary_starter.xlsx με τα αρχικά σας στο τέλος π.χ. L3_T2_act_summary_starter_ΧΧ.xlsx.
2. Κάντε κλικ στο κελί Β18 του βιβλίου εργασίας L3_T2_act_summary_starter_ΧΧ.xlsx, φύλλο εργασίας Summary και παρατηρήστε τη γραμμή τύπων.
   
   Μπορεί να εμφανίζεται σωστά, δηλαδή:
   ='[L3_T2_act_sales.xlsx]Forecast Sales'!$E$174
   αν όντως συμβαίνει αυτό απλώς διαγράψτε το περιεχόμενο για να το δημιουργήσουμε ξανά στο βήμα 3.
   
   Ίσως όμως εμφανίζει μια τελείως διαφορετική διαδρομή - π.χ.:
   ='C:\Users\Denise\source\Workspaces\Academic\Products\PPP\ENU\40571A\Source\Student_materials\Learning_Activity_Resources\Module_2\Lesson_3\[L3_T2_act_sales.xlsx]Forecast Sales'!$E$174
   Είναι δηλαδή συνδεδεμένο με το κελί Ε174 του βιβλίου εργασίας L3_T2_sales.xlsx , φύλλο εργασίας  Forecast Sales, που όμως βρίσκεται σε μια διαφορετική διαδρομή στον υπολογιστή από όπου προήλθε το βιβλίο εργασίας, κι όχι στον φάκελο όπου το έχετε εσείς τοποθετήσει.
   
   Σημείωση: αν εμφανίζει κάτι διαφορετικό μην σας ανησυχεί - είναι φυσιολογικές οι αλλαγές μετά από τόσες μετακινήσεις. Αυτό ακριβώς πάμε να διορθώσουμε τώρα.
   
   
3. Θέλουμε να αλλάξουμε τη σύνδεση του κελιού Β18, ώστε να δείχνει στο βιβλίο εργασίας L3_T2_act_sales.xlsx , φύλλο εργασίας Forecast Sales, που έχετε αποθηκεύσει στον ίδιο φάκελο με το αρχείο σύνοψης. 
   Έχοντας επιλέξει το κελί Β18 του βιβλίου εργασίας L3_T2_act_summary_starter_ΧΧ.xlsx , γράφουμε = , κάνουμε κλικ στο κελί Ε174 του βιβλίου εργασίας L3_T2_act_sales.xlsx, φύλλο εργασίας  Summary και πατάμε το πλήκτρο Enter.
   Στη γραμμή τύπων θα πρέπει τώρα να εμφανίζεται: 
   ='[L3_T2_act_sales .xlsx]Forecast Sales'!$E$174

Άλλο συνηθισμένο πρόβλημα είναι να διαγράφονται ή να προστίθενται γραμμές και στήλες στο βιβλίο εργασίας προέλευσης των δεδομένων ενώ τα συνδεδεμένα φύλλα εργασίας δεν είναι ανοιχτά.

1. Κάντε κλικ στο κελί Β14 του βιβλίου εργασίας L3_T2_act_summary_starter_ΧΧ.xlsx, φύλλο εργασίας Summary και παρατηρήστε τη γραμμή τύπων: 
   
   Μπορεί να εμφανίζεται σωστά, δηλαδή:
   =[L3_T2_act_finances.xlsx]Donations!$D$162
   είναι δηλαδή συνδεδεμένο με το κελί D162 του βιβλίου εργασίας L3_T2_act_finances.xlsx, φύλλο εργασίας Donations
   αν όντως συμβαίνει αυτό, προχωρήστε στο βήμα 2
   
   Αν δεν εμφανίζεται σωστά κάντε τις κατάλληλες ενέργειες (όπως είδαμε στην προηγούμενη άσκηση) ώστε να είναι συνδεδεμένο με το κελί D162 του βιβλίου εργασίας L3_T2_act_finances.xlsx , φύλλο εργασίας Donations.
   
   
2. Κλείστε το αρχείο L3_T2_act_summary_starter_ΧΧ.xlsx αποθηκεύοντας την εργασία σας.
   
   
3. Στο βιβλίο εργασίας L3_T2_act_finances.xlsx, φύλλο εργασίας Donations και εισαγάγετε μια νέα γραμμή σε οποιοδήποτε σημείο του πίνακα δεδομένων του φύλλου.
   Παρατηρήστε ότι τώρα το σύνολο των δωρεών (donations) εμφανίζεται στο κελί D163. 
4. Ανοίξτε ξανά το βιβλίο εργασίας L3_T2_act_summary_starter_ΧΧ.xlsx.
5. Επιλέξτε να γίνει ενημέρωση των συνδέσεων προς τα εξωτερικά αρχεία όταν σας ζητηθεί.
   
   Στο φύλλο εργασίας Summary παρατηρήστε το κελί D14. Εμφανίζει την τιμή του κελιού D162 του βιβλίου εργασίας L3_T2_act_finances.xlsx, φύλλο εργασίας Donations πράγμα που φυσικά δεν μας βοηθά καθόλου.
   
   
6. Κλείστε το βιβλίο εργασίας  L3_T2_act_summary_starter_ΧΧ.xlsx. 
   
7. Διαγράψτε τη γραμμή που προσθέσατε στο βιβλίο εργασίας L3_T2_act_finances.xlsx, φύλλο εργασίας Donations 
8. Ανοίξτε ξανά το βιβλίο εργασίας L3_T2_act_summary_starter_ΧΧ.xlsx.
9. Επιλέξτε να γίνει ενημέρωση των συνδέσεων προς τα εξωτερικά αρχεία όταν σας ζητηθεί.
   Στο φύλλο εργασίας Summary παρατηρήστε το κελί D14 - εμφανίζει τώρα τα σωστά δεδομένα.