1.1.3a. Σύγκριση εγγράφων
Αφού στείλετε ένα έγγραφο για αναθεώρηση, ενδέχεται να λάβετε πίσω πολλά αντίγραφα με αναθεωρήσεις που δεν θέλετε να χάσετε. Σε τέτοιες περιπτώσεις, μπορείτε να συνδυάσετε όλες τις επεξεργασίες και τις ιδέες σε ένα έγγραφο. Για παράδειγμα, εάν εργάζεστε
σε μια συνεργατική ομάδα και στείλετε την ερευνητική εργασία σας για να την ελέγξουν τα μέλη της ομάδας σας, ενδέχεται ο καθένας να κάνει τις δικές του αλλαγές και, στη συνέχεια, να τις επιστρέψει ξεχωριστά σε εσάς. Ο ευκολότερος τρόπος για να αναθεωρήσετε
όλες τις αλλαγές που έγιναν στο έγγραφό σας είναι να χρησιμοποιήσετε τη δυνατότητα Σύγκριση στο Word.
Για να συγκρίνετε δύο εκδόσεις ενός εγγράφου και να τις συγχωνεύσετε, πρέπει να εκτελέσετε τα παρακάτω βήματα:
Διερεύνηση
|
- → Ανοίξτε τα δύο έγγραφα που θέλετε να συγκρίνετε, το L3_T1_act_Kathy.docx και το L3_T1_act_John.docx.
Πρόκειται για το ίδιο έγγραφο στο οποίο έχουν γίνει διορθώσεις κι αλλαγές από δυο διαφορετικά άτομα - παρατηρήστε τα δύο έγγραφα για να εντοπίσετε τις διαφορές του - δεν είναι και τόσο εύκολο!
- → Σε οποιοδήποτε από τα δύο έγγραφα επιλέξτε την καρτέλα Αναθεώρηση, επιλέξτε τη λίστα Σύγκριση
 - → Επιλέξτε Σύγκριση... ώστε να ανοίξετε το παράθυρο διαλόγου Σύγκριση εγγράφων.
→ Για να δείτε όλες τις επιλογές του π.δ. επιλέξτε Με λεπτομέρειες.
Στο παράθυρο διαλόγου Σύγκριση εγγράφων
- Από την αναπτυσσόμενη λίστα Αρχικό έγγραφο, επιλέξτε το έγγραφο που στείλατε για αναθεώρηση.
→ Εδώ επιλέξτε το L3_T1_act_Kathy.docx.
Εάν δεν έχετε ήδη ανοίξει το αρχικό έγγραφο θα πρέπει να μεταβείτε στον φάκελο του αρχείου χρησιμοποιώντας το εικονίδιο Αναζήτηση (το εικονίδιο φακέλου) και να το επιλέξετε
 .
- → Από την αναπτυσσόμενη λίστα Αναθεωρημένο έγγραφο, επιλέξτε το έγγραφο με το οποίο θέλετε να συγκρίνετε το αρχικό σας έγγραφο, δηλαδή το L3_T1_act_John.docx.
- Στο πλαίσιο Χαρακτηρισμός αλλαγών με, πληκτρολογήστε ένα όνομα ή μια φράση για να διαπιστώσετε ποιος πρότεινε τις αλλαγές.
→ Εδώ πληκτρολογήστε John.
- → Επιλέξτε Με λεπτομέρειες για να έχετε περισσότερες επιλογές για σύγκριση και συνδυασμό των εγγράφων (αν δεν το έχετε ήδη κάνει).
→ Στην ενότητα Εμφάνιση αλλαγών, επιλέξτε Εμφάνιση αλλαγών σε Νέο έγγραφο αν είναι απαραίτητο. - → Επιλέξτε OK.
Το Word δημιουργεί ένα νέο έγγραφο (με τίτλο εγγράφου Αποτέλεσμα σύγκρισης #), που είναι ένας συνδυασμός του αρχικού εγγράφου και του αντιγράφου με το οποίο το συγκρίνατε. Το νέο αυτό έγγραφο εμφανίζεται στο κεντρικό πλαίσιο, με την ετικέτα Συγκρινόμενο έγγραφο.
Το ποιες αλλαγές εμφανίζονται στο συγκρινόμενο έγγραφο μπορείτε να το ελέγξετε από τα εργαλεία της ομάδας Παρακολούθηση.
Στο αριστερό πλαίσιο εμφανίζονται οι Αναθεωρήσεις (οι αλλαγές) που έχει κάνει ο John (τον ορίσαμε ως αναθεωρητή στο βήμα 6). Βλέπουμε τον συνολικό αριθμό αναθεωρήσεων καθώς και το αν έγινε διαγραφή ή εισαγωγή ή μορφοποίηση κειμένου, ανάλογα με τις ρυθμίσεις που έχουμε κάνει.
Στο δεξί πλαίσιο εμφανίζεται το αρχικό έγγραφο στο επάνω μισό και το αναθεωρημένο έγγραφο στο κάτω μισό. Για να αλλάξετε τις επιλογές εμφάνισης, στην ομάδα Σύγκριση, επιλέξτε Σύγκριση και, στη συνέχεια, στο υπομενού, επιλέξτε Εμφάνιση εγγράφων προέλευσης.
- Επιλύστε τις συνδυασμένες αλλαγές με τον τρόπο που θέλετε.
Για να αποδεχτείτε ή να απορρίψετε αλλαγές, χρησιμοποιήστε τα εργαλεία της ομάδας Αλλαγές στην καρτέλα Αναθεώρηση.
- Αποθηκεύστε και κλείστε το έγγραφο αποτελέσματος.
|
|